企業はハラスメント調査を行う義務がある

労働施策総合推進法や男女雇用機会均等法では、企業にハラスメントの相談窓口を設置し、相談の申出があれば適切に対応する義務等を定めています。また、厚生労働省のパワハラ防止指針では、相談があった際、「事実関係を迅速かつ正確に確認すること」と明記されています。

企業がハラスメントの相談を無視して放置すれば、これらの法令や指針に抵触する行為といえるでしょう。適切な調査を怠れば、「調査義務違反」として、被害者から多額の損害賠償を請求される可能性もあります。

相談の申出があれば、速やかに当事者双方から事情を聞き、中立・公平な立場で調査を開始しなければなりません。いつでも相談に対応できるよう、事前にマニュアルの作成や相談担当者の教育などを実施しておきましょう。

ハラスメントが発生した場合の企業が抱えるリスクについては以下の記事をご覧ください。

さらに詳しくハラスメントによる企業のリスク・影響とは？

ハラスメント調査委員会の構成

ハラスメント調査は、複数名で構成される調査委員会を設置して実施しましょう。相談窓口の担当者は相談の受付と内容を記録し、調査委員会へ引き継ぎます。

調査委員会を設置する最大のメリットは、複数の視点で事実確認を行うため、公平かつ中立な調査が可能になる点です。そのため、調査委員会のメンバーは当事者と利害関係がなく、ハラスメントに関する知識を持つ人物が相応しいでしょう。

通常は、人事担当者や法務担当者、内部監査部門担当者、管理職等の構成が多くなっています。社内の立場や性別等に偏りのない構成が望ましいといえるでしょう。

しかし、ハラスメントに関する知識や経験は担当者によって異なり、複雑な事案では判断が難しい場合もあります。事案によっては、外部の弁護士などの専門家を調査メンバーにすることも検討しましょう。

ハラスメントの調査方法と流れ

ハラスメントの事実調査は証拠収集だけでなく、ヒアリングが重要となります。調査の流れは以下の通りです。

①被害者の意向確認

相談の申出があっても、被害者が調査を希望するとは限りません。本人の意向に反して会社が調査を強行するわけにはいきませんので、しっかりと被害者の意向を確認しましょう。

被害者が調査を希望しなければ調査は不要ですが、その場合でも適切な再発防止策の実施等は必要です。具体的には、社内全体に向けてハラスメント禁止を再周知する、ハラスメント研修を行うなどが挙げられます。

もし、相談者にメンタルヘルス不調の兆候がみられる場合は、病院の受診や、加害者からの隔離などの対応を早急に行いましょう。被害者に対して適正な配慮を実施することも会社の責務とされています。

調査不要の相談であっても相談内容は必ず記録し、保管しておきましょう。同じ加害者による別のハラスメント相談が発生した場合には、重要な参考資料となります。

②関係者からのヒアリング

被害者の意向を確認し、調査開始になれば、まずは関係者へのヒアリングを行います。ヒアリングを行う順番は以下の通りでよいでしょう。

ヒアリングするときには、できるだけ複数人で対応し、議事録などを残しておきましょう。本人へ確認をとった上で、録音をとってもよいでしょう。それぞれのヒアリング場面で注意しておくべきポイントを以降で解説していきます。

被害者

被害者へのヒアリングには、信頼関係の構築が重要です。安心して話ができるよう、ヒアリングはプライバシーが確保できる個室で行いましょう。

また、「相談による不利益な扱いは一切ないこと」「秘密は厳守すること」等を伝え、まずは聞くことに徹します。被害者は心理的に混乱している場合も多く、話にまとまりがないかもしれません。

その場合でも、話を急かしたり、詰問することは避けましょう。ヒアリングが1回で終わらない場合は無理をせず、別日程を設けるなど柔軟な対応も必要です。

担当者の私的な意見はあると思いますが、調査の過程で憶測を述べる等の行為は控えましょう。不確実な判断を口にすれば、被害者の不信感に繋がり、解決を困難にしてしまうおそれもあります。

ハラスメントの調査義務は、被害者が退職しても、本人が打ち切りを望まない限りは継続します。対面が困難であれば、オンライン会議や電話、メールなど複数の手段を提示する配慮を行いましょう。

聞き取り内容は書面にまとめ、本人に内容の相違がないか必ず確認を求めます。

加害者

加害者へのヒアリングは、被害者の了承を得てから行うようにしましょう。
被害者の中には後々の人間関係を考えて、あまり大事にしたくない等と思っている人も少なくありません。被害者の立場を考慮したうえで、加害者へのヒアリングを行います。

加害者へのヒアリングであっても、非難や決めつけるような言動を行うと、加害者が何も話してくれなくなるおそれがあります。あくまでも中立の立場で臨むことが重要です。まずは、被害者が主張している被害内容が事実であるのか確認しましょう。

加害者からの反論があっても、感情的な発言にふりまわされて話を遮ったりせず、最後まで聞く姿勢をもちます。
加害者からのヒアリング内容に疑問が生じたとしても、まずは加害者の言い分をそのまま記録し、加害者へ記録内容に間違いがないか確認を求めましょう。

目撃者や関係者

目撃者や関係者へのヒアリングは、事実関係の解明に重要なプロセスとなります。まずは、事件へ関与している可能性が高いと思われるヒアリング対象者を選定しましょう。

この場合にも、担当者の憶測から質問するのではなく、客観的な事実に基づき中立の立場から質問します。
もし、目撃者らが証言をためらうなどがあれば、匿名性を保証することを伝えるなど十分に配慮しましょう。

ヒアリングの主な目的は事実確認ですが、加害者が他の社員に対しても同様のハラスメント行為を行っていないかなど、顕在化していないハラスメント行為についても考慮して質問します。

ヒアリング内容は可能な限り詳細に記録し、記録内容に間違いがないか確認してもらうようにしましょう。

双方の言い分が食い違う場合

加害者は無自覚でハラスメントを行っていることがあります。そのようなケースでは特に被害者と加害者で主張の食い違いが起こりやすいといえます。

もし、双方の主張がかみ合っていないのであれば、再度、両者へヒアリングを行うようにしましょう。
それぞれの主張を踏まえて、前回のヒアリング内容に間違いがないかを再度確認します。

時間をおくことで思い出すこともありますので、新たな事実がないかも確認しておくとよいでしょう。
被害者の心理状態の変化にも注目し、再度ヒアリングした内容を記録し、修正内容なども含めて本人に確認してもらいましょう。

③ハラスメントの有無を判定

関係者へのヒアリングや、メール等の客観的な証拠収集が完了したら、それらに基づいてハラスメントの事実が確認できるのか判定します。

しかし、実務上は当事者同士の意見が食い違うことが多いでしょう。その場合には、メールやLINEの履歴等の証拠との整合性や、双方の主張内容に不自然さがないか精査しましょう。

最近では逆パワハラなどもありますので、被害者が恣意的に被害を訴えている可能性についても、場合によっては検討が必要です。客観的な事実から判断しても事実関係がはっきりしなかった

場合、そのハラスメントとされる行為に対して懲戒処分等を行うことは事実上不可能となります。

しかし、現在の状況の打開や、将来への再発防止は可能です。被害者に心身の不調や不利益が生じているのであれば、その回復支援などの措置をとることが必要です。

ハラスメントの有無の判定は簡単に行えるものではありませんので、事案によって判定が困難であれば、専門家である弁護士へ相談することをおすすめします。

④調査結果の通知

一般的に、調査結果は当事者へ通知するべきとされています。調査の透明性を明確にし、会社の信頼回復に繋げるなどの意味合いもありますが、一番の目的は当事者に納得してもらうためです。

調査結果の内容は、表のように、ハラスメントの該当性に応じた、被害者・加害者への会社の対応等を記載するとよいでしょう。会社のハラスメント調査の結論を明記し、当事者が理解しやすい構成にします。

通知にあたっては、「二次被害」が発生しないよう配慮が必要です。調査結果の伝え方によっては、被害者が周囲から「大げさだ」などと中傷されたり、加害者から逆恨みされる危険性があります。通知内容は慎重に精査し、新たなハラスメントを生むことのないよう注意しましょう。

詳しくは以下のページをご覧ください。

さらに詳しく配置転換が違法と判断される基準とは？ さらに詳しく懲戒処分を行う際に注意すべきポイントとは？

⑤調査報告書の作成

ハラスメント調査の報告書は、会社が調査義務を果たしたという客観的な記録になりますので、必ず作成するようにしましょう。加害者に対して懲戒処分等を行った場合には、その正当性を裏付ける極めて重要な資料にもなります。また、当事者や関係者への説明、再発防止策の検討にも有効です。

調査報告書の書き方に法的な決まりはないため、自社の状況に即した形式で構いません。一般的には、以下のような内容について記載することが多いでしょう。

ハラスメント調査にかかる期間の目安

一般的な事案では１～２ヶ月程度とされていますが、ハラスメント調査の期間に法律上の定めはありません。事案の内容や関係者の人数等によって調査にかかる期間は当然異なります。数週間で完了する軽微なケースもあれば、事情が複雑で数ヶ月もしくは１年以上かかるケースもあるでしょう。

調査が長引く事案としては、ハラスメント行為を示す証拠がない、当事者双方の言い分が食い違っていて第三者の証言もない等が挙げられます。

ただし、いたずらに調査を長引かせるべきではありません。被害者の心情を踏まえれば早期解決に尽力することは会社の配慮義務ともいえます。また、加害者に証拠隠滅や口裏を合わせる時間を与えてしまうことにも繋がるため、相談の申出があればすぐに調査を開始するようにしましょう。

ハラスメント調査のマニュアルとは？

ハラスメントの訴えはいつ何時発生するか分かりません。そして、迅速な対応が求められますので、相談があってから調査方法を調べていては相談者から苦情が発生するかもしれません。

調査マニュアルを作成し、担当者がいつでも確認しながら調査を進められる体制を整えておきましょう。
調査マニュアルの内容は会社の事情に即して作成すべきですが、一般的には以下の内容を盛り込んでおくとよいでしょう。

ハラスメント調査を弁護士に相談するメリット

ハラスメント調査で起こる問題の1つに、被害者と加害者の言い分が食い違っているケースがあります。このような難しい問題の場合、社内対応には限界があるでしょう。

ハラスメント調査や対応が難しい場合には、早い段階で弁護士へ相談することをおすすめします。
ハラスメント問題は、調査内容やハラスメントの有無の判断など、対応に不備があれば訴訟リスクを抱えることになってしまいます。

弁護士へ相談すれば、法的観点からのアドバイスが得られるので、証拠の収集や評価、報告書作成などに重要な指針を得られるようになります。
ハラスメント調査は企業にとって大きな課題ですが、弁護士に相談することで法的リスクを最小限にすることができるでしょう。

ハラスメント調査を行う際の注意点

ハラスメント調査は、事実関係を明らかにし、当事者双方に納得してもらうことが目的です。調査は、以下の注意点を踏まえて実施しましょう。

客観的な証拠を集める

ハラスメント調査においては客観的な証拠の収集が非常に重要となります。事実確認を当事者の供述だけで行うことは、当事者の主観が伴うため正確ではなく、公平性にも問題があります。当事者の話を聞いた上で、事実を証明できる客観的な証拠を確認しましょう。

客観的な証拠は事案によって異なりますが、通常、以下のような内容が証拠にあたります。

公平な視点で調査する

ハラスメント調査で担当者が最も意識すべきは、公平な視点です。社内に在籍する立場であれば、私的な意見や憶測をもってしまうかもしれませんが、調査においてはタブーといえます。

特に被害者から相談された際には、感情移入し、被害者側に寄った意識をもってしまうかもしれません。そのような先入観があれば、偏った視点で加害者にヒアリングしてしまい、誤った判断をしてしまうおそれもあります。

正確な事実確認を行うには、客観的な立場から公平な視点で調査することを意識しましょう。

プライバシー保護と守秘義務の徹底

ハラスメント調査は、被害者のプライバシーに配慮し、守秘義務の徹底が必須といえます。相談者には、相談内容が周囲や加害者に知れ渡るのではといった懸念があります。守秘義務が徹底されていない環境下では、相談者から信頼を得ることは難しいといえます。

相談担当者は、安心して話してもらうために、相談者のプライバシーが保護されることを伝えましょう。第三者に聞かれないよう個室でヒアリングするなどの配慮も重要です。また、相談内容は適切に管理し、調査に関与する者以外には開示しないといった管理体制も敷かなければなりません。

プライバシー保護や守秘義務を怠り、相談内容が噂話として流布すれば、会社が相談者に不利益な取扱いをしたとみなされるおそれもあります。相談者のプライバシーに配慮した体制作りを徹底しましょう。

ハラスメントの調査義務違反で損害賠償を求められた事例

ハラスメント調査は行ったものの、その調査が不適切であるとして損害賠償を請求された事案をご紹介します。
（平成24年（ワ）第16309号・平成26年7月31日・東京地方裁判所・第一審）

Xは上司Aからパワハラを受けたとして会社に内部通報を行い、コンプライアンス室のB社員がハラスメント調査を実施しました。その結果、A上司に行き過ぎた点はあったものの、反省しておりパワハラとまではいえないとして、Xへ伝えました。

Xはこの調査結果に納得できず、調査内容の書面開示を求めました。しかし、B社員がこれを拒否したため、不適切な調査であり、精神的被害を著しく拡大させる違法行為にあたるとして損害賠償を請求しました。

これに対し裁判所は、A上司のパワハラを認定した上で、B社員の調査に不適切な内容はみられないと判示しました。また、調査内容の開示を拒否した点についても、プライバシー保護の観点から合理性があるとしています。

この事案では調査は適切であったと判断されましたが、適切な調査を行っていなければ、調査義務違反にあたり賠償責任があると判断される可能性もあります。
また、調査結果を当事者に丁寧に説明することも必要でしょう。しかし、情報開示については情報の内容を精査した上で、慎重に取扱うことが大切です。

ハラスメント発生時の調査は弁護士にご相談ください！

ハラスメントが発生した場合、会社には調査する義務がありますが、決して簡単ではありません。
当事者の認識はすれ違っていることが多く、ハラスメントの有無を判断することは困難といえます。

また、担当者がハラスメントについてどの程度知識があるのか、最新の知識を備えているのかなどの要素も絡んできます。

ハラスメント調査には、客観性を担保するためにも弁護士へ相談するとよいでしょう。
弁護士法人ALGでは、様々なハラスメント問題に対応してきた豊富な実績があり、企業のお悩みに応じた幅広いサポートが可能です。

ハラスメント担当者の教育や、社内研修といった予防措置から、発生後の調査や懲戒処分、トラブル対応など、対応範囲は多岐にわたります。少しでもハラスメント調査や対応に不安があれば、まずはお気軽にお問い合わせください。