企業にはハラスメント調査を行う義務がある

職場でハラスメントの相談があった場合、企業には事実関係を調査する義務があります。
これは、2020年6月に改正労働施策総合推進法（いわゆるパワハラ防止法）が施行されたことによります。

また、厚生労働省のパワハラ防止指針では、相談があったときには「事実関係を迅速かつ正確に確認すること」と明記されています。

企業がハラスメントの相談を無視して放置すれば、これらの法令や指針に抵触するリスクが高いです。適切な調査を怠れば、調査義務違反として、被害者から多額の損害賠償を請求されるおそれもあります。

相談の申出があれば、速やかに当事者双方から事情を聞き、中立・公平な立場で調査を開始しましょう。

ハラスメントが発生した場合の企業が抱えるリスクについては以下の記事をご覧ください。

さらに詳しくハラスメントによる企業のリスク・影響とは？

ハラスメント調査は誰が行うのか？

ハラスメント調査は、複数名で構成される調査委員会を設置して実施しましょう。
相談窓口の担当者は相談の受付と内容を記録し、調査委員会へ引き継ぎます。

調査委員会を設置する最大のメリットは、複数の視点で事実確認を行うため、公平かつ中立な調査が可能になる点です。そのため、調査委員会のメンバーは当事者と利害関係がなく、ハラスメントに関する知識を持つ人物が相応しいでしょう。

通常は、人事担当者や法務担当者、内部監査部門担当者、管理職等の構成が多くなっています。
社内の立場や性別等に偏りのない構成が望ましいといえるでしょう。

しかし、ハラスメントに関する知識や経験は担当者によって異なり、複雑な事案では判断が難しい場合もあります。事案によっては、外部の弁護士などの専門家を調査メンバーにすることも検討しましょう。

ハラスメントの調査方法と流れ

ハラスメントの事実調査は証拠収集だけでなく、ヒアリングが重要となります。
調査の流れは以下の通りです。

調査が適正に行われたことを証明するために、初動対応から報告書作成まで記録を残しましょう。

①被害者の意向を確認する

相談の申出があっても、被害者が調査を希望するとは限らないので、しっかりと意向を確認しましょう。

調査を望まない被害者の意向は、基本的には尊重する必要があります。
ただし、他にも被害者がいるケースなどでは、調査に踏み切る必要があります。

また、被害者の最終的な意向を確認しなければなりません。話を聴いてほしいだけの場合もあれば、加害者の行為を止めさせたい場合や謝罪させたい場合など、意向に沿って対応を変えましょう。

被害者が、自分が被害を申告した事実を知られたくないと思っているのであれば、被害者について知られないように配慮しながら調査しなければなりません。

被害者が心身の不調を訴えている場合には、医療機関の受診を促しましょう。

②関係者にヒアリングする

被害者の意向を確認して調査を開始することになったら、まずは関係者へのヒアリングを行います。
ヒアリングを行う順番は、プライバシーが流出するリスクをできるだけ抑えるために、基本的には以下のように進めます。

ヒアリングするときには、できるだけ複数人で対応し、議事録などを残しておきましょう。本人へ確認をとった上で、録音をとってもよいでしょう。
それぞれのヒアリング場面で注意しておくべきポイントを以降で解説していきます。

被害者へのヒアリング

被害者へのヒアリングには、信頼関係を構築することが重要です。
安心して話ができるよう、ヒアリングはプライバシーが確保できる個室で行いましょう。

また、相談による不利益な扱いは一切ないことや、秘密は厳守することなどを伝え、まずは聞くことに徹します。被害者が混乱していて、話にまとまりがなくても、急かさないようにしましょう。

調査では、ハラスメントの客観的な証拠があるかを確認する必要があります。証拠が乏しいと、ハラスメントがあったと認定することは難しくなります。

ハラスメントの調査は、被害者が退職しても、本人が明確に調査を拒否するまでは継続する必要があります。
対面が困難であれば、オンラインでの面談や電話、メールなど複数の手段を提示する配慮を行いましょう。

聞き取り内容は書面にまとめ、本人に内容の相違がないか必ず確認を求めます。

加害者へのヒアリング

加害者へのヒアリングは、被害者の了承を得てから行うようにしましょう。
被害者の中には後々の人間関係を考えて、あまり大事にしたくないなどと思っている人も少なくありません。
被害者の立場を考慮したうえで、加害者へのヒアリングを行います。

加害者へのヒアリングでは、あくまでも中立の立場で臨むことが重要です。
まずは、被害者が主張している被害内容が事実であるのか確認しましょう。弁明の機会を与えるために、加害者からの反論についても、最後まで聞くことが重要です。

被害者の言い分だけを根拠として懲戒処分などを行うと、裁判などによって無効とされるおそれがあります。

ヒアリングの内容に疑問が生じたとしても、まずは加害者の言い分をそのまま記録しなければなりません。
聞き取った内容については、加害者へ記録内容に間違いがないかの確認を求めましょう。

目撃者や関係者へのヒアリング

目撃者や関係者へのヒアリングは、事実関係の解明に重要なプロセスとなります。
まずは、事件へ関与している可能性が高いと思われるヒアリング対象者を選定しましょう。

この場合にも、担当者の憶測から質問するのではなく、客観的な事実に基づき中立の立場から質問します。
もし、目撃者らが証言をためらう場合は、匿名性を保証することを伝えるなど十分に配慮しましょう。

ヒアリングの主な目的は事実確認ですが、加害者が他の社員に対しても同様のハラスメント行為を行っていないかなど、顕在化していないハラスメント行為についても考慮して質問します。

ヒアリングした内容はできるだけ詳細に記録して、間違いがないかを確認してもらいましょう。
そして、それぞれの証言の一致点や相違点を明らかにしながら、被害者や加害者の言い分とも照らし合わせておく必要があります。

③ハラスメントの有無を判定する

関係者へのヒアリングや、メール等の客観的な証拠収集が完了したら、それらに基づいてハラスメントの事実が確認できるのか判定します。

しかし、実務上は当事者同士の意見が食い違うことが多いでしょう。その場合には、メールやLINEの履歴等の証拠との整合性や、双方の主張内容に不自然さがないか精査しましょう。

最近では逆パワハラなどもありますので、被害者が恣意的に被害を訴えている可能性についても、場合によっては検討が必要です。

ハラスメントの有無を判断するポイントは？

ハラスメント調査における有無判断は、厚労省ガイドラインを踏まえ、客観的事実や当事者双方の供述、メール・録音などの証拠をもとに総合評価する必要があります。

証拠が乏しい場合には、供述の一貫性や具体性、第三者証言との整合性などを丁寧に比較検討します。

認定の結果が懲戒や配置転換、そして裁判などのリスクに直結するため、適切な過程を経て判断しなければなりません。判断が難しいケースも多いので、早期に弁護士へ相談し助言を得ることをおすすめします。

厚労省のハラスメント対策パンフレットは、次のリンク先でご確認ください。

パワハラが発生したときの対応マニュアルや、セクハラを相談されたときの対応については、以下の各記事をご覧ください。

さらに詳しくパワハラが発生したときに企業がとるべき対応マニュアル さらに詳しくセクハラを相談されたら会社はどう対応すべき？

双方の言い分が食い違う場合はどうする？

双方の主張がかみ合っていなければ、再度、両者へヒアリングを行うようにしましょう。

加害者は無自覚でハラスメントを行っていることがあります。そのようなケースでは、特に被害者と加害者で主張の食い違いが起こりやすいため、客観的な言動を重視して確認しなければなりません。

ただし、一方の主張だけを根拠に判断すると、トラブルの原因になります。
どちらの主張が正しいかが判断しづらい場合には、双方の発言内容の一貫性や証拠との整合性、不自然な点の有無、第三者の客観的な証言などによって判断する必要があります。

時間をおくことで思い出すこともありますので、新たな事実がないかも確認しておくと良いでしょう。
被害者の心理状態の変化にも注目しながら、再度ヒアリングした内容を記録し、修正内容なども含めて本人に確認してもらいましょう。

④調査結果の通知を行う

一般的なケースでは、調査結果は当事者へ通知します。通知する義務はありませんが、調査の透明性を高めて、会社の信頼回復に繋げるために必要な場合が多いです。

そして、通知する一番の目的は、当事者に納得してもらうことです。
調査結果の内容は、表のように、ハラスメントに該当した場合、該当しなかった場合の被害者・加害者への会社の対応などを記載すると良いでしょう。
会社のハラスメント調査の結論を明記し、当事者が理解しやすい構成にします。

通知にあたっては、「二次被害」が発生しないよう配慮が必要です。調査結果の伝え方によっては、被害者が周囲から「大げさだ」などと中傷されたり、加害者から逆恨みされたりする危険性があります。
通知内容は慎重に精査しましょう。

詳しくは以下のページをご覧ください。

さらに詳しく配置転換が違法と判断される基準とは？ さらに詳しく懲戒処分を行う際に注意すべきポイントとは？

⑤調査報告書を作成する

ハラスメント調査の報告書は、会社が調査義務を果たしたという客観的な記録になるため、必ず作成しましょう。加害者に対する懲戒処分などの正当性を裏付ける極めて重要な資料にもなります。
また、当事者や関係者への説明、再発防止策の検討にも有効です。

保管する資料は、プライバシー保護のために、人事だけが見られる場所に鍵をかけて保管する必要があります。保管年数について法律上の決まりはありませんが、証拠資料なども併せて5年以上は保管しましょう。

調査報告書の書き方に法的な決まりはありませんが、以下のような内容について記載することが多いです。

ハラスメントの防止策について知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

さらに詳しくハラスメントの防止策とは？

ハラスメント調査にかかる期間はどのくらい？

一般的な事案では１～２ヶ月程度とされていますが、ハラスメント調査の期間に法律上の定めはありません。
事案の内容や関係者の人数等によって調査にかかる期間は当然異なります。数週間で完了する軽微なケースもあれば、事情が複雑で数ヶ月もしくは１年以上かかるケースもあるでしょう。

調査が長引く事案としては、ハラスメント行為を示す証拠がない、当事者双方の言い分が食い違っていて第三者の証言もない等が挙げられます。

ただし、いたずらに調査を長引かせるべきではありません。
被害者の心情を踏まえれば早期解決に尽力することは会社の配慮義務ともいえます。また、加害者に証拠隠滅や口裏を合わせる時間を与えてしまうことにも繋がるため、相談の申出があればすぐに調査を開始するようにしましょう。

ハラスメント調査を行う際の注意点

ハラスメント調査は、事実関係を明らかにし、当事者双方に納得してもらうことが目的です。
調査は、以下の注意点を踏まえて実施しましょう。

ハラスメント調査のマニュアルを作成しておく

ハラスメントの訴えはいつ何時発生するか分かりません。そして、迅速な対応が求められますので、相談があってから調査方法を調べていては相談者から苦情が発生するかもしれません。

調査マニュアルを作成し、担当者がいつでも確認しながら調査を進められる体制を整えておきましょう。
調査マニュアルの内容は会社の事情に即して作成すべきですが、一般的には以下の内容を盛り込んでおくとよいでしょう。

客観的な証拠を集める

ハラスメント調査においては客観的な証拠の収集が非常に重要となります。事実確認を当事者の供述だけで行うことは、当事者の主観が伴うため正確ではなく、公平性にも問題があります。
当事者の話を聞いた上で、事実を証明できる客観的な証拠を確認しましょう。

客観的な証拠は事案によって異なりますが、通常、以下のような内容が証拠にあたります。

公平な視点で調査する

ハラスメント調査で担当者が最も意識すべきは、公平な視点です。社内に在籍する立場であれば、私的な意見や憶測をもってしまうかもしれませんが、調査においてはタブーといえます。

特に被害者から相談された際には、感情移入し、被害者側に寄った意識をもってしまうかもしれません。
そのような先入観があれば、偏った視点で加害者にヒアリングしてしまい、誤った判断をしてしまうおそれもあります。

正確な事実確認を行うには、客観的な立場から公平な視点で調査することを意識しましょう。

調査中でも必要に応じて緊急措置をとる

調査中であっても、ハラスメントによる被害の拡大を防ぐために、必要に応じた暫定措置をとる必要があります。

まず、当事者の席は離して、一時的な配置転換も検討しましょう。
ただし、加害者が悪いと決めつけて左遷するような扱いをしてはいけません。

相談者にメンタルヘルス不調の兆候がみられる場合には、医療機関への受診をすすめましょう。
被害を申し出た者に対して適正な配慮を実施することは、会社の責務とされています。

ハラスメントによるメンタルヘルス不調への対応については、以下の記事で解説しています。

さらに詳しくハラスメントでメンタルヘルス不調になったら？

プライバシー保護と守秘義務を徹底する

ハラスメント調査は、被害者のプライバシーに配慮し、守秘義務の徹底が必須といえます。相談者には、相談内容が周囲や加害者に知れ渡るのではといった懸念があります。
守秘義務が徹底されていない環境下では、相談者から信頼を得ることは難しいといえます。

相談担当者は、安心して話してもらうために、相談者のプライバシーが保護されることを伝えましょう。
第三者に聞かれないよう個室でヒアリングするなどの配慮も重要です。また、相談内容は適切に管理し、調査に関与する者以外には開示しないといった管理体制も敷かなければなりません。

プライバシー保護や守秘義務を怠り、相談内容が噂話として流布すれば、会社が相談者に不利益な取扱いをしたとみなされるおそれもあります。相談者のプライバシーに配慮した体制作りを徹底しましょう。

ハラスメント調査を弁護士に相談するメリット

ハラスメント調査について弁護士に相談することには、主に以下のようなメリットがあります。

なるべく早い段階で弁護士に相談すれば、法的リスクを最小限にすることができるでしょう。

ハラスメント調査を怠ったことで損害賠償を求められた事例

ハラスメント調査は行ったものの、その調査が不適切であるとして損害賠償を請求された事案をご紹介します。

（平成24年（ワ）第16309号・平成26年7月31日・東京地方裁判所・第一審）

Xは上司Aからパワハラを受けたとして会社に内部通報を行い、コンプライアンス室のB社員がハラスメント調査を実施しました。その結果、A上司に行き過ぎた点はあったものの、反省しておりパワハラとまではいえないとして、Xへ伝えました。

Xはこの調査結果に納得できず、調査内容の書面開示を求めました。しかし、B社員がこれを拒否したため、不適切な調査であり、精神的被害を著しく拡大させる違法行為にあたるとして損害賠償を請求しました。

これに対し裁判所は、A上司のパワハラを認定した上で、B社員の調査に不適切な内容はみられないと判示しました。また、調査内容の開示を拒否した点についても、プライバシー保護の観点から合理性があるとしています。

この事案では調査は適切であったと判断されましたが、適切な調査を行っていなければ、調査義務違反にあたり賠償責任があると判断される可能性もあります。

また、調査結果を当事者に丁寧に説明することも必要でしょう。しかし、情報開示については情報の内容を精査した上で、慎重に取扱うことが大切です。

ハラスメント調査に関するQ&A

ハラスメント調査にお悩みの際は弁護士へご相談ください

ハラスメントが発生した場合、会社には調査する義務がありますが、決して簡単ではありません。
当事者の認識はすれ違っていることが多く、ハラスメントの有無を判断することは困難といえます。

また、担当者がハラスメントについてどの程度知識があるのか、最新の知識を備えているのかなどの要素も絡んできます。

ハラスメント調査には、客観性を担保するためにも弁護士へ相談するとよいでしょう。
弁護士法人ALGでは、様々なハラスメント問題に対応してきた豊富な実績があり、企業のお悩みに応じた幅広いサポートが可能です。

ハラスメント担当者の教育や、社内研修といった予防措置から、発生後の調査や懲戒処分、トラブル対応など、対応範囲は多岐にわたります。
少しでもハラスメント調査や対応に不安があれば、まずはお気軽にお問い合わせください。