解雇理由証明書とは

解雇理由証明書とは、会社が労働者を解雇した理由を記載する書類です。労働者から請求があった場合、会社は遅滞なく証明書を作成・交付しなければなりません（労働基準法22条）。

労働者が解雇理由証明書を請求する理由としては、解雇理由を正確に知るため、不当解雇ではないか法的に判断するため等が考えられます。
また、転職活動において、会社都合の解雇（整理解雇など）であることを証明するために使用する人もいるでしょう。

会社側も、解雇理由証明書を交付することで「いった・いわない」の水掛け論を防止できるというメリットがあります。また、事実を具体的に記載することで、本人に解雇について納得してもらえる可能性が高まるでしょう。

退職証明書・解雇通知書との違い

解雇に関連した書類には、解雇理由証明書以外にも「退職証明書」や「解雇通知書」があります。それぞれ目的や意図が異なるため、正しく理解して適切に作成しましょう。

それぞれの特徴は以下の通りです。

解雇理由証明書の発行義務

労働者から解雇理由証明書を請求された場合、会社は遅滞なく交付しなければなりません（労働基準法22条2項）。ただし、発行義務が生じるのは「労働者から請求があった場合」なので、すべての解雇事案で証明書を交付する必要はありません。

解雇理由証明書を請求できる期間は、「解雇予告日から退職日まで」となるため、労働者から請求された場合は速やかに対応しましょう。

解雇理由証明書の発行は会社の義務なので、会社都合で交付請求を拒否することは基本的に認められません。解雇理由によっては会社も複雑な感情を抱くでしょうが、いかなる理由であっても、交付請求があれば会社は対応しなければならないことを理解しておきましょう。

解雇理由証明書を交付しないとどうなる？

解雇理由証明書の交付を拒否した場合や、交付を不当に遅延した場合、法令違反として労働基準監督署の立ち入り調査や行政指導の対象になり得ます。

是正勧告が行われた場合は、勧告に従い速やかに解雇理由証明書を交付しなければなりません。
是正勧告に従わないなど悪質性が認められるケースでは、労働基準法違反として30万円以下の罰金が科される可能性があります。

また、解雇理由証明書を交付しないと労働者の不信感を招き、解雇トラブルとして裁判などに発展するリスクもあります。
裁判では、交付拒否という法令違反の事実が会社にとって不利に働き、裁判所から「法令を無視した不誠実な対応」と判断されるおそれがあります。会社側の主張全体の信用が損なわれ、解雇の有効性から争いとなる可能性もあるでしょう。

解雇理由証明書の作成が不要なケース

以下のようなケースでは、解雇理由証明書の交付は不要となります。

正社員だけでなく、パートやアルバイトから請求があった場合も、会社は解雇理由証明書を交付する必要があります。

解雇理由証明書を発行するタイミング

解雇理由証明書の交付期限に法的な決まりはありませんが、基本的には請求から2～3日、遅くとも1週間程度で交付すべきと考えられます。

交付する前は、事実関係の調査や証拠の整理を行いましょう。解雇理由となった事実に誤りがないよう、客観的な資料も含めて確認することが大切です。
解雇理由に合理性がない場合、トラブルとなり会社に不利に働くおそれもあるため、調査と証拠整理は重要といえます。

また、解雇理由証明書は“書面”で交付しましょう。メールでの交付は、労働基準法に許容する定めがないため認められない可能性があります。
内容証明郵便、または手渡しで受領サインをもらうなど、交付記録を残すことが重要です。

解雇理由証明書の書き方・例文

解雇理由証明書に法定の書式はありません。厚生労働省が雛形を公表しているため、ダウンロードして使用するのも良いでしょう。本稿では、解雇理由証明書のオリジナルの雛形も添付しているため、併せてご確認ください。

解雇理由証明書の記載内容については、特に以下の点に注意して作成しましょう。

①労働者の氏名

労働者の氏名は正確に記載する必要があるため、戸籍上の氏名に合わせて表記しましょう。同姓同名の可能性も踏まえて、生年月日や社員番号なども記載しておくと確実です。

本人と断定できないような曖昧な表記方法だと、解雇理由証明書の交付が無効になるおそれもあります。無用なトラブルを避けるためにも、対象者を確定できる表記を心がけましょう。

②解雇予告の通知日

解雇予告の通知日は、解雇予告通知書を交付した日付を記載します。

解雇予告は解雇の30日以上前に行うことが義務付けられているので、日付に誤りがないか必ずチェックしましょう。例えば、誤って“解雇日”を記載しないよう注意が必要です。

解雇予告は、“解雇の有効性”や“手続きの適法性”にも影響するため、確実な日付を記載しなければなりません。解雇予告手当を支払い、即時解雇とした場合も、その旨を記載しておくと明確になります。

③解雇理由証明書の作成日

解雇理由証明書の作成日も必ず記載しましょう。
作成日は、労働者から交付請求された後、会社がどの程度の期間で対応したのかを示す重要な証拠となります。
作成日が著しく遅い場合、交付義務を怠ったとみなされる可能性もあるため注意が必要です。

④会社名・代表者氏名等

会社が正式に発行している書面であることを証明するため、会社名と代表者氏名は併記しておきましょう。登記簿上の正式な会社名を確認し、正確な名称を記載する必要があります。

法律上、書面への押印は義務ではありませんが、証明書の信頼性や証拠力を高めるためにも実務上は押印すべきといえます。

⑤該当する解雇理由

解雇理由については、できるだけ具体的に記載しましょう。
解雇理由の内容が乏しい場合、解雇の妥当性を疑われやすくなる可能性があります。

書面では、後のトラブルも考慮し、会社としての主張を根拠立てて示しておきましょう。解雇に至った客観的事実について、就業規則の該当する条文を併せて記載し、「いつ・どのような行為があったのか」を明確に記述します。具体的な記載方法は、以下の例をご覧ください。

解雇理由証明書を作成する上での注意点

解雇理由証明書を作成する際は、以下の点を踏まえて作成するようにしましょう。

労働者が請求していない事項を記載してはいけない

解雇理由証明書および退職証明書は、労働者が請求していない事項については記載してはならないと定められています（労働基準法22条3項）。

請求されていない事項まで記載した場合、行政指導や労働基準法違反として罰則の対象となる可能性もあります。

特に、以下のような事項については誤って記載することのないように注意しましょう。

労働者の就業を妨げる目的で秘密の記号を記入してはならない

会社は、あらかじめ第三者と謀り、労働者の就業を妨げる目的で、解雇理由証明書に秘密の記号を記載することが禁止されています（労働基準法22条4項）。

秘密の記号の記入を禁止する目的は、労働組合への所属の有無や、遅刻欠勤など特定の事項を記号で示し、第三者と共有してブラックリスト化することを防止するためです。意図せず紛らわしい記入をしてしまった場合も無用の疑いをかけられるおそれがあるため、解雇理由証明書には不要な情報は一切入れないようにしましょう。

解雇理由証明書に秘密の記号を記入した場合、行政指導や、労働基準法違反として6ヶ月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金に処される可能性もあります（労働基準法119条1号）。記載内容について不明点があれば、弁護士へ相談することをおすすめします。

裁判で証拠となる可能性があることを前提に作成する

解雇が裁判などのトラブルに発展した場合、労働者が解雇理由証明書を証拠として提出する可能性は大いにあります。そのため、解雇理由証明書を作成する際は、裁判所に提出される可能性も考慮して慎重に記載することが大切です。

また、裁判で解雇理由証明書の内容を追加・変更することは難しいため、労働者へ交付する前に内容をよく確認するようにしましょう。裁判で解雇理由の追加を主張しても信憑性は低くなりますし、そもそも不備のある書類を交付したという事実が会社にとって不利に働く可能性もあります。

解雇理由証明書の作成時における注意点は、主に以下の3つです。

不当解雇の労働審判については、以下の記事で詳しく解説しています。

さらに詳しく【不当解雇の労働審判】会社側が主張すべき反論と答弁書作成のポイント

解雇理由証明書に関する判例

解雇理由は証明書の内容が基本となるため、他の事情を解雇理由にすることや、解雇理由を追加することは基本的に認められません。

「解雇理由証明書に記載のない非違行為も懲戒解雇事由にあたるか」が争点となった、外為ファイネスト事件をご紹介します。

事件の概要

（令和5年（ワ）第20537号・令和6年（ワ）19730号　東京地方裁判所　令和7年3月13日判決）

金融商品取引業を営むY社に正社員として勤務していたXは、会社の経営方針を誹謗し、業務の運営を阻害したとして、懲戒解雇処分となりました。Xは、解雇処分は不当であるとしてY社を訴え、裁判を起こしました。
裁判において、Y社は以下の事実を懲戒解雇事由として挙げています。

しかし、懲戒解雇通知書や解雇理由証明書には、懲戒解雇事由③は記載されていませんでした。

裁判所の判断

裁判所は、Y社が新たに主張した懲戒解雇事由③について、懲戒当時、Y社はその事由の存在を認識していたと認定しました。そのうえで、

といった理由から、懲戒解雇事由③は懲戒事由とはならないと判事しました。

ポイント・解説

解雇理由証明書には、懲戒解雇に至る根拠となった事由をすべて記載しておくことが大切です。

裁判では、解雇理由証明書に記載された事由以外については、基本的に解雇事由として認められません。追加主張が認められるのは、交付時には認識できなかった事実が判明したケースなどに限られるため、解雇理由証明書には網羅的な記載が必須といえます。

解雇理由証明書に記載すべきか迷った場合は、弁護士に相談するのも有効な手段です。

解雇理由証明書に関するご不明点は弁護士にご相談ください

解雇は労働者にとって非常に重い処分なので、トラブルになりやすく、会社は慎重な対応が求められます。解雇理由証明書は、裁判で証拠として提出される可能性もあるため、不備がないように作成しなければなりません。

解雇理由証明書の作成に少しでも疑問があれば、弁護士へ早めに相談しましょう。
弁護士に相談することで、解雇理由証明書を不備なく作成できるだけでなく、法的サポートもスムーズに受けることが可能です。

弁護士法人ALGには、労務問題の経験が豊富な弁護士が多数在籍しており、解雇理由証明書の作成やリーガルチェックといった予防法務はもちろん、裁判時のサポートまで幅広く対応しています。ご不安がある方は、お気軽にご相談ください。