解雇予告通知書とは？

解雇予告通知書とは、会社が従業員を解雇するにあたって、事前に解雇を予告するために交付する書類をいいます。労働基準法では、会社が従業員を解雇する場合、原則として少なくとも30日前にその予告をしなければならないという解雇予告義務が定められています。

もし、予告期間が30日に満たない場合は、不足する日数分の解雇予告手当を支払わなければなりません。

解雇予告は正社員以外に対しても必要です。パートタイム労働者やアルバイトなど、雇用形態にかかわらず解雇予告は行わなければなりませんので注意しましょう（ただし、一部の労働者を除く）。

解雇予告通知書は、いつ会社が解雇予告を行ったかなどを客観的に証明する点でも重要な書面です。解雇対象者には、口頭で解雇予告するのではなく、解雇予告通知書を必ず交付することをおすすめします。

解雇予告通知書が不要なケース

解雇予告通知書が不要となるケースは、主に以下の３つです。

解雇予告通知書・解雇通知書・解雇理由証明書の違い

解雇に関連する書類は解雇予告通知書のほかに、「解雇通知書」や「解雇理由証明書」がありますが、記載内容や交付義務はそれぞれ異なります。

解雇予告通知書は、解雇を予告する書面です。一方、解雇通知書は従業員に解雇の意思を伝える書面であり、解雇当日に交付することが一般的です。解雇予告と違い、解雇通知書に法律上の交付義務はありませんが、トラブル防止の観点からは交付しておくことをおすすめします。

解雇理由証明書は、従業員の請求に応じて、会社が解雇理由を証明するために発行する書面です。請求があれば交付する義務は生じますが、請求がなければ発行しなくてもかまいません。解雇予告通知書に解雇事由を具体的に記載しておくと、従業員の納得を得やすくなる効果が期待できます。

解雇理由証明書の詳細は、以下の記事をご参考ください。

さらに詳しく解雇理由証明書は発行すべき？書き方や注意点をわかりやすく解説

解雇予告通知書のテンプレート・雛型

解雇予告通知書に法定の書式はないため、自由な形式で作成してもかまいません。ただし、トラブルを防止するためには、必要な内容を漏れなく記載することが大切です。以下に、一般的なテンプレートを示します。

解雇予告通知書の記載事項・書き方

解雇予告通知書は解雇の意思を予告する重要な書類です。作成する際、以下の記載事項については不足がないよう注意しましょう。

表題・宛先

表題は「解雇予告通知書」とし、解雇の意思を明らかにしておきましょう。宛先は、解雇する従業員の氏名をフルネームで記載します。同姓同名などの誤認を防ぐため、所属部署や社員番号を併記するとより明確です。氏名は戸籍上の表記にならって記載し、敬称の「殿」を付します。

会社名・代表者名

通知書を発行する会社名は正式名称で正確に記載します。その下には、代表取締役の氏名を併記するのが通例です。会社名と代表者名の記載は、会社としての正式な意思表示であることを証明するためにも重要な記載内容といえます。

法律の定めはありませんが、会社が発行したことを明確にするため、代表者印または社印を氏名の横に押印しておくとよいでしょう。

作成日

作成日として、通知書を作成し発行した日付を記載します。ただし、解雇予告の30日間の起算点となるのは、従業員に通知書が実際に到達した日です。

直接交付する場合など、作成日と到達日が同じであれば問題ありませんが、郵送などで日付がずれる場合は到達日を別途記録しておきましょう。

解雇年月日

解雇年月日とは、労働契約が正式に終了する日付ですので、確実に記載する必要があります。ただし、解雇年月日が、通知書の到達日の翌日から数えて30日以降の日付になっているかどうかには注意が必要です。

もし、30日に満たない場合は、不足する日数分の解雇予告手当を支払わなければなりません。特に郵送する場合は、到達日に幅が生じる可能性もあるため、ゆとりをもった日数で記載しておくべきでしょう。

解雇であるという意思表示

通知書は曖昧な表現をせず、解雇するという意思を明確に記載することが大切です。「〇〇日をもって解雇いたします」などと記載することが一般的でしょう。

「退職を勧める」「契約を解除する可能性がある」などの紛らわしい表現は、解雇ではなく、退職勧奨などに誤認するリスクがあるので避けるべきです。また、「改善しなければ30日後に解雇します」といった条件付きの解雇予告は認められておらず、トラブルの原因となり得ます。

解雇事由

解雇予告通知書に解雇事由を記載することは必須ではありませんが、後のトラブル防止のため、記載することが多くなっています。解雇の要因となった具体的な事実に対する就業規則の根拠条文を記載しておくとよいでしょう。

客観的な根拠を示すことで、従業員の解雇に対する納得感も得やすくなります。
業務縮小など会社都合による解雇であっても、解雇の根拠は解雇予告通知書に記載しておくべきです。

「弊社は、令和〇年〇月〇日をもって事業の一部を縮小するため、就業規則第〇条（整理解雇）の規定に基づき、貴殿を選定いたしました。」などと記載するとよいでしょう。

解雇理由に該当する根拠条文

解雇事由が、会社の就業規則のどの条文（懲戒解雇、整理解雇など）に該当するのかを、条文番号や条文名とともに記載しておきましょう。会社の定めたルールに基づいた解雇手続きであることを具体的に示すことが大切です。

根拠条文を誤って記載してしまうと、解雇の有効性が疑われるおそれもあるため、記載内容と事実の整合性は交付前に必ず確認しましょう。

解雇予告通知書の交付方法と注意点

解雇予告の意思表示は口頭でも法律上有効です。しかし、「いった、いわない」のトラブルになれば、予告した事実を証明することは困難といえます。解雇事由などの事実関係を明確に残すためにも、必ず書面で交付しましょう。

最も確実なのは、従業員に直接手渡しし、通知書の写しや受領書に署名・捺印をもらう方法です。通知書がいつ本人に到達したか（30日間の予告期間の起算点）の証明になり、交付した際の従業員の反応もトラブル予測に繋がります。

従業員が受領を拒否した場合や、直接手渡しが困難な場合は、内容証明郵便を検討しましょう。内容証明郵便であれば、送付した文書の内容や受取日を客観的に証明することが可能です。

解雇予告の事実が争いになった際の有効な証拠となりますので、トラブルになりやすい解雇事案では、内容証明郵便を積極的に活用するべきでしょう。

解雇予告を怠った場合の罰則やリスク

会社が労働基準法20条に基づく解雇予告（30日前の予告または解雇予告手当の支払い）を怠った場合、法律違反による罰則や法的リスクに直面する可能性があります。

解雇予告を怠ることは、労働基準法違反であり「6ヶ月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金」が科されるおそれがあります。

また、従業員から解雇の有効性を争われた場合、解雇予告を行っていなければ手続き上の不備となり得ます。不当解雇として紛争化すれば、以下のような法的リスクに繋がる可能性があります。

法令違反や労働裁判は、会社の社会的信用を損なうことにも繋がる大きなリスクといえます。重大な法的リスクを回避するためにも、適切な解雇予告手続きを行いましょう。

解雇予告通知書に関するQ&A

解雇予告通知書についてのご不明点は弁護士にご相談ください

解雇予告通知書は、労働基準法に定められた解雇予告義務を果たすうえで、非常に重要な書面です。解雇日までに猶予をもって行われた解雇予告なのか、解雇予告手当を支払わないことが有効なのかなどを客観的に示すことができます。

しかし、通知書の記載や交付方法を適切に行わなければ、たとえ解雇理由が正当でも、手続き上の不備により不当解雇と判断されるおそれもあります。解雇予告の手続きには専門知識が必要ですので、不明点があれば弁護士へ早めにご相談ください。

弁護士法人ALGでは、労務問題に経験豊富な弁護士が多数在籍しており、貴社の状況に応じた法的サポートをご提案致します。解雇予告通知書のリーガルチェックや法的リスクの判断、トラブル時の対応までワンストップで行っておりますので、ご不明点があれば、ぜひ私どもにご相談ください。