希望退職とは

希望退職とは、会社が経営状況に応じて期間を限定して、社員の自主退職を募集する制度です。
主に経営状況が悪化している場合や組織の構造改革を行う際に、人員整理の手段として使われます。

社員からの応募申し込み後、会社が承諾することで退職が成立します。応募者が募集人数を超えた場合は、会社側でメンバーを選出します。応募者には退職金の増額や再就職のサポート、特別休暇の付与など優遇措置が用意されることが一般的です。

希望退職は早期退職と混合されがちですが、両者には違いがあります。
早期退職は社員が定年前に自主的に退職できる制度で、自己都合退職とみなされます。
一方、希望退職は人員整理などのために一時的に退職を募る制度であり、会社都合退職として扱われます。

希望退職者を募集するケース

希望退職者を募集するケースとして、以下が挙げられます。

希望退職者を募集するメリット・デメリット

メリット

希望退職者を募集するメリットとして、以下が挙げられます。

デメリット

一方、希望退職者を募集するデメリットとして、以下が挙げられます。

希望退職者募集の進め方

希望退職者の募集を行う際のプロセスは、以下のとおりです。

以下で具体的に見ていきましょう。

①募集条件の決定

希望退職を募集するときには、募集条件をどのように定めるかが重要になります。
事前準備として、以下の条件の検討・決定が求められます。

対象者

募集対象者については、全社員を対象とすることも、年齢や勤続年数、部門、職種などを限定して募集することも可能です。人件費削減のため、若手社員よりも中高年層の社員や、不採算部門に在籍する社員などに限定する企業が多いです。

ただし、「総務部の課長職以上」などとあまりに限定した範囲にすると、特定の社員を狙い撃ちしていると疑われやすいためご注意ください。また、「男性のみ、女性のみ」と性別で制限すると、男女雇用機会均等法に違反する可能性があるため避けましょう。

募集範囲を広くすると、目標人数を達成しやすくなりますが、辞めてほしくない社員まで応募するリスクがあります。応募されても会社が認めない戦力社員のリストを事前に作成しておくべきでしょう。

募集人数

募集人数については自由に決めることが可能です。
経営状況や業務分析などをもとに、自社の業務に適した人員配置を把握し、余剰人員の数を踏まえて決定します。

募集要項には、ある程度柔軟に人数調整できるよう、「50名程度」「70名以上」など幅を持たせた人数を記載することが一般的です。
人数を定めない企業も見受けられますが、社員に緊張感が薄れて、人員削減を達成できないリスクがあるため、できる限り目安の人数を記載するべきでしょう。

なお、希望退職者を募集する場合には、退職金の上乗せなどを行うことが通例です。
募集人数分の退職金を支払う予算があるかといった視点から、慎重な人数の検討が求められます。

会社側の承諾要件

希望退職の募集のデメリットとして、辞めてほしくない優秀な社員が、募集条件に惹かれて応募してくる可能性がある点が挙げられます。

そこで、希望退職の応募を受けても、あくまで会社が許可した場合に応じることを要件とする必要があります。募集要項に「制度の適用には会社が認めた者に限定する」「企業の経営維持のために必要不可欠な者を除く」などの文言を明記しておきましょう。

ただし、一度希望退職に応募すると、会社への忠誠心やモチベーションが低下するものと考えられます。優秀な人材を引き留めるには、本人から退職を希望する理由を聞き、給与など待遇改善できる点があれば検討することが必要です。

募集期間

希望退職の募集期間は会社ごとの状況に応じて決めますが、社員が慎重に検討できるよう、一般的に2週間から1ヶ月程度が目安とされています。

社員にとって希望退職に応募することは、キャリアや人生を左右する重大な決断であり、家族と話し合う時間も必要です。募集期間があまりに短いと決断できず、応募者が目標人数に達しないことにもなりかねないため、短期間の募集は避けるべきです。

また、希望退職の応募者が多すぎて会社経営に支障が生じることを回避するため、「応募者数が募集人数に達した場合は、募集期間中であっても募集を終了する」などと記載しておくのが良いでしょう。

退職金

希望退職者を募集するにあたって、通常の退職金に一定額をプラスした割増退職金を支払う企業が多いです。退職金の割増は、希望退職に応募するかの決め手になる重要な条件です。

割増退職金の金額に決まりはなく、経営状況や勤続年数、年齢などを踏まえて、会社側で自由に決められます。基本的には年収の2倍が相場とされています。

設計のポイントとして、予算を考慮することと、辞めてもらいたい層には厚く、辞めてもらいたくない層には薄く設計することなどが挙げられます。

（退職金の設定例）
55歳以上　　　　　　基本給×4ヶ月
40歳以上55歳未満　基本給×3ヶ月
30歳以上40歳未満　基本給×2ヶ月
30歳未満　　　　　　基本給×1ヶ月

退職における優遇措置

希望退職者に対しては、退職金の上乗せ以外にも、以下のような優遇措置をとることが一般的です。

その他

その他、以下の事項についても定める必要があります。

②労働組合との協議

社内に労働組合が存在し、労働協約に「人員削減をする場合は労働組合の同意または事前の協議が必要」などと定められている場合は、正式に希望退職の募集を行う前に、労働組合と協議を行う必要があります。協議を経てから実施しないと労働協約違反にあたるためご注意ください。

また、このような定めがない場合でも、事前に労働組合と協議し理解を得ておくのが適切と考えられます。組合との協議を疎かにすると、組合のプライドを傷つけ、組合が非協力的態度に出たり、組合員に希望退職に申し込まないよう働きかけたりするおそれがあるからです。

③募集要項での告知、社員への説明会実施

希望退職の募集条件を決定したら、募集開始日に合わせて、全社員に対して一斉に告知します。
社員への告知は、募集要項を書面で配布したり、メール送信したりする方法で行うことが一般的です。

また、後のトラブル回避のためにも、文書の配布だけでなく説明会も開催し、募集の目的や内容を詳しく説明し理解を得ておくことが必要です。その後の整理解雇で争われた場合に、手続きの相当性の判断にも影響する可能性があります。

以下に募集要項のサンプルを挙げましたので、ご参考ください。

④応募の受付

希望退職募集の応募は、必ず記録に残る形で受け付けることが必要です。
この理由は、後で退職申込みを行ったかどうかが曖昧となることを避けるためです。

希望退職申請書などの書面を事前に会社で作成して募集要項に添付し、社員に署名してもらうのが適切です。

⑤応募者との個別面談

募集開始後は、応募者一人ひとりと面談を行います。
面談場所は会話の内容が外部に漏れない会議室などがベストです。

面談時は、希望退職募集の実施要項や応募者の退職金計算書等、再就職支援サービスを利用する場合はその資料を用意しておきましょう。経営状況が非常に厳しいことなど希望退職の募集に至った事情や、募集の流れなどを丁寧に説明します。

面談時の注意点として、退職勧奨ではなく、あくまでも希望退職への応募を促す場であることを意識することが重要です。応募しない社員に退職を勧めたり、応募しないと主張する社員に何度も面談したりすると、退職強要やパワハラと判断される可能性があります。対応には十分注意しましょう。

⑥退職者の決定・募集終了

応募期間が過ぎたら、全社員に対して募集締め切りの告知を行います。

その後、社内の基準に従って厳正に退職者を決定します。場合によっては、会社として辞めてもらいたくない優秀な社員から応募があり、会社として非承諾の判断を下すケースもあるでしょう。

退職者が正式に決まれば、応募者全員に対して承諾・非承諾を文書で通知します。

退職を申し込んだ社員からすれば、割増退職金の支給など優遇条件が実行されることに関して保証を得たいと考えるのが当然です。そのため、詳細な退職条件を記載した「退職合意書」を作成し、社員と取り交わしておくことをおすすめします。

希望退職者を募集しても集まらない場合はどうする？

募集期間が終了しても募集人数に達しない場合は、二次募集をかけることになります。

ただし、二次募集は一次募集よりも条件を下げて行うのが通常です。引き上げると、社員は応募しないで待っていればさらに条件が良くなると期待し、応募を控えるリスクがあるためです。

二次募集でも募集定員に達しなかった場合は、退職勧奨や整理解雇などの対応をとる必要があります。

退職勧奨

退職勧奨とは、会社が辞めてもらいたいと考えている社員に対して、個別に退職に向けた説得活動を行うことです。退職勧奨は解雇ではなく、あくまで「退職のすすめ」であるため、社員が退職に応じるかどうかは自由です。会社はこの点を十分に考慮して、退職勧奨を進める必要があります。

退職勧奨に応じない社員に対し、長時間多数回にわたる退職勧奨や、退職を目的とした労働条件の引き下げ、配置転換などを行うことは退職強要にあたり違法となります。「退職届を出さなかったら解雇する」などの発言も違法です。慰謝料など損害賠償を請求される可能性があるため、慎重な対応が求められます。

退職強要にあたるケースについて知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

さらに詳しく退職強要とは？退職勧奨が違法となるケースや適法に進めるための注意点

整理解雇

希望退職の募集や退職勧奨によっても対象人数に達しない場合は、整理解雇を行うことになります。
整理解雇は、会社の経営難による人員削減の一環で行われる解雇です。

主な目的が人員削減という点は、希望退職者の募集と同じです。ただし、希望退職者の募集による退職は会社と社員の合意で行われるのに対し、整理解雇は会社の一方的な申し出により行われるという点に違いがあります。

法的に有効な整理解雇を行うためには、以下の4要件を満たすことが必要です。

希望退職者の募集は、上記の要件のひとつである「解雇回避努力義務の履行」という要件を満たすための手続きとして有効です。

整理解雇の要件について詳しく知りたい場合は、以下のページをご参考ください。

さらに詳しく整理解雇の4要件とは？実施手順や注意点をわかりやすく解説

希望退職者の募集についてのご不明点は弁護士にご相談ください

希望退職募集の進め方が不適切であるとトラブルが生じ、社員のモチベーション低下などにより、かえって経営再建にとって悪影響となる可能性があります。

希望退職者の募集を行うにあたっては、トラブルを避けながら目的を果たすため、入念な準備が必要です。プランの立案には、企業経営や法務など専門知識が求められるため、弁護士への相談をご検討ください。

弁護士法人ALGには、企業法務を得意とする弁護士が多く在籍しております。

財務状況や余剰人員などを把握し、希望退職募集の計画の立て方や進め方、募集要項の作成、社員との面談方法などについて具体的にアドバイスすることが可能です。希望退職者の募集でお悩みの場合は、ぜひご相談ください。